Une bonne gestion de son temps permet d’être plus efficace, mais également de dégager du temps pour prendre soin de soi et éviter de se surcharger. Ceci n’est pas toujours simple. Heureusement, il existe des pratiques qui peuvent nous aider.
Un outil qui peut être utile se nomme la matrice d’Eisenhower. Elle a été mise au point par le 34e président des Etats-Unis pour l’aider à hiérarchiser ses tâches de façon assez simple. Voici comment l’utiliser étape par étape:
1. Noter et trier les tâches
Dans un premier temps, il s’agit de réfléchir et de noter toutes les tâches que l’on doit accomplir. Il y a ensuite deux adjectifs qui peuvent qualifier les tâches qui vous venez de noter: urgent et important. Les tâches urgentes demandent une attention immédiate, elles doivent être réglées rapidement et peuvent parfois être une source de stress. Les tâches importantes contribuent à la réalisation d’un objectif à plus long terme. Il faut à présent choisir quels adjectifs définissent les tâches notées précédemment. Une tâche peut correspondre à un seul des adjectifs, mais également aux deux ou à aucun.
2. Séparer les tâches
Il faut maintenant regrouper les tâches ayant les mêmes adjectifs. Il y a donc quatre groupes de tâches possibles:
- Urgent et important
- Urgent mais pas important
- Important mais pas urgent
- Ni urgent, ni important
3. Planifier
Il faut à présent privilégier certains groupes de tâches. Voici comment le système invite à réfléchir:
- Urgent et important: ce sont les tâches à réaliser avant tout. Elles doivent figurer en tête de vos priorités car elles doivent être réglées rapidement et contribuent à un objectif à long terme. Il convient de commencer par là.
- Urgent mais pas important: ces tâches doivent être rapidement accomplies mais pas nécessairement par vous car elles sont non-importantes. C’est là qu’il faut demander de l’aide et faire en sorte que quelqu’un s’en occupe pour vous. Déléguer permet de libérer du temps et d’être plus productif sur les tâches importantes.
- Important mais pas urgent: ces tâches seront importantes à long terme, mais ne demandent pas à être accomplies rapidement. Il faut alors définir des dates pour les régler à l’avenir. Elles doivent être réglées mais pas tout de suite. Il y a plus urgent dans l’immédiat et cela vous permettra de désengorger votre emploi du temps.
- Ni urgent, ni important: ces tâches ne contribuent pas à des objectifs à long terme et ne rencontrent pas un besoin urgent. Il s’agit d’éliminer ces tâches afin de ne pas y perdre son temps et ainsi de prendre plus de temps pour vous et pour les choses qui comptent.
Grace à la matrice d’Eisenhower, vous pouvez maintenant évaluer facilement la priorité de vos tâches. Ainsi vous pouvez organiser votre emploi du temps afin de garder suffisamment de temps pour faire des choses qui vous tiennent à cœur.